La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute dans le cadre d’un remplacement un(e) Assistant(e) d’Institut à temps plein pour son secrétariat. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions :

PRINCIPALES FONCTIONS :

Pour l’ensemble des formations de la Faculté des Lettres et Civilisations et en collaboration avec deux Assistantes de Direction :

• Assurer l’accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone) : apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants,
• Assurer la transmission de l’information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques…),
• Assister et assurer le suivi des étudiants pendant leur séjour à l’UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,
• Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants,
• Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc…
• Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc…
• Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats,
• Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,
• Préparer et suivre des réunions d’information et réaliser des comptes rendus,
• Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
• Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),
• Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
• Gérer la billetterie des activités culturelles,
• Gérer les emplois du temps,
• Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,
• Gérer les bulletins de note,
• Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations,
• Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la Qualité
• Communication et coordination avec les équipes pédagogiques.

•  Formation : Bac + 2 minimum
• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Capacité à travailler en équipe,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Capacité à gérer les priorités, gestion du stress,
• Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
• Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
• Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d’une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais).