Mission principale :

Assurer la gestion de scolarité des formations de l’unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)

• Gérer en équipe et en collaboration avec l’équipe programme, la scolarité et l’administration pédagogique de promotions d’étudiants.
• Gestion des dossiers de réinscription des étudiants (initial et/ou alternance),
• Gérer les conventions de formation pour les contrats de professionnalisation
• Assurer le contact quotidien, la transmission d’informations et de documents pour les étudiants,
• Constituer les groupes d’étudiants en début d’année,
• Préparer les réunions de rentrée,
• Gérer l’édition et la remise des cartes étudiants,
• Organiser la formation sur le plan logistique : organisation des évaluations en lien avec la direction des programmes, organisation des surveillances, récupération des sujets et des supports, saisie des notes d’examen et vérification de la saisie des notes de contrôle continu, organisation des rattrapages,
• Gestion des jurys pédagogiques et/ou de diplomation : vérification des listes étudiants, vérification des notes, préparation du calendrier des jurys et remises de notes, préparation des tableaux pour délibération, rédaction des PV, édition et diffusion des bulletins, remise des diplômes,
• Gérer les absences et les émargements : préparer les fiches d’émargement, contrôler et archiver les fiches, vérifier la saisie des absences par les enseignants, récupérer les justificatifs d’absence, saisir les absences dans le livret électronique des alternants, diffuser les informations à la direction des programmes,
• Générer des extractions nécessaires au bon fonctionnement d’autres services.

Outils spécifiques :

Utilisation des logiciels SYNERGIE (gestion pédagogique), SPARC (inscriptions en ligne), ADE SOFT (logiciel de planification), MOODLE (pédagogie en ligne).

Profil et compétences

• Compétences en communication,
• Esprit d’équipe et flexibilité,
• Sens des responsabilités, organisation, rigueur,
• Sens du service développé, empathie et écoute active,
• Réactivé et Esprit d’initiative,
• À l’aise avec l’outil informatique,
• Pratique professionnelle de l’anglais (écrit et oral).

Formation :

Bac + 2 avec expérience de minimum 2 ans en Assistanat polyvalent au sein d’une Institution d’enseignement supérieur. Il/elle affectionne tout particulièrement ce domaine et est sensible à ce secteur.